Warum das Excel-Formular die Fehler nicht verhindert

Ein Bestellformular in Excel hat Felder für alles, was der Betrieb wissen muss: Maße, Ausführung, Zubehör, Menge. Was es nicht kennt, sind die Abhängigkeiten zwischen diesen Feldern. Welches Zubehör nur zu welcher Ausführung passt, welche Maße mit welchem Material gehen, was in einem bestimmten Land vorgeschrieben ist: Das steht nicht im Formular, sondern im Kopf der Leute im Innendienst.

Deshalb fällt ein Fehler erst dort auf, wo diese Leute die Bestellung prüfen. Im günstigen Fall ist das der Innendienst, im ungünstigen die Fertigung oder die Montage beim Kunden. Dann beginnt die Schleife: Der Innendienst fragt den Vertrieb, der Vertrieb fragt den Kunden, die Antwort kommt zwei Tage später, und die Bestellung wartet so lange.

Excel kann einen Teil davon abfangen. Auswahllisten über die Datenüberprüfung verhindern Tippfehler. Sobald aber eine Auswahl von drei anderen abhängt, wird das Formular zu einem Geflecht aus Formeln und Makros, das nur noch eine Person versteht. Und weil das Formular per Mail verteilt wird, liegt beim Kunden oft noch die Fassung vom letzten Jahr.

Was ein Konfigurator anders macht

Ein Konfigurator stellt die Fragen in einer festen Reihenfolge und zeigt bei jeder nur die Antworten, die nach den bisherigen noch möglich sind. Daraus ergeben sich drei Vorteile, die ein Formular nicht bieten kann.

Keine Fehler durch die Logik. Wer eine Ausführung gewählt hat, sieht danach nur das Zubehör, das dazu passt. Pflichtangaben lassen sich nicht überspringen. Die Prüfung, die bisher der Innendienst bei jeder Bestellung von Hand gemacht hat, steckt jetzt einmal in den Regeln und gilt für alle Bestellungen.

Ein einheitlicher Stand. Es gibt eine Fassung der Regeln, und alle arbeiten damit: Innendienst, Vertrieb im Außendienst, Händler. Ändert sich ein Bauteil, gilt die Änderung ab ihrer Freigabe für jede neue Bestellung. Das Formular vom letzten Jahr und die Antwort „ich hatte noch die alte Liste“ gibt es nicht mehr.

Nachvollziehbare Stände. Jede Änderung an den Regeln wird als eigener Stand gespeichert, mit Datum und der Person, die sie freigegeben hat. Zu jeder Bestellung hält der Konfigurator fest, was gewählt wurde und nach welchem Regelstand. Kommt Jahre später eine Reklamation oder eine Ersatzteilanfrage, ist klar, was gebaut wurde und warum es damals zulässig war. Von einer Excel-Datei bleibt dagegen nur die letzte Fassung, und die Kopien auf den Laufwerken erzählen jede eine andere Geschichte.

Die Bestellung kommt außerdem strukturiert an und nicht als ausgefülltes Formular, das jemand abtippen muss. Sie lässt sich direkt weiterverarbeiten, etwa zu einem Angebot oder einer Stückliste. Und die Regeln, die bisher nur im Kopf einzelner Fachleute standen, sind danach aufgeschrieben. Geht eine dieser Personen in Rente, geht das Wissen nicht mit. Mehr dazu in Wissen sichern, bevor es in Rente geht.

Der Kunde stellt selbst zusammen: warum das mit Excel nicht geht

Sobald ein Konfigurator im Innendienst läuft, kommt die nächste Frage: Warum stellt der Kunde oder Händler seine Bestellung nicht gleich selbst zusammen? Mit einer Excel-Datei würde das kaum ein Hersteller tun, und dafür gibt es gute Gründe.

Die Datei enthält alles, was die Firma ausmacht: welche Kombinationen gehen, interne Artikelnummern, oft Preise, Aufschläge und Rabatte. Einmal verschickt, liegt sie beim Kunden und womöglich beim Wettbewerber, und man bekommt sie nicht zurück. Jede verschickte Datei ist eine Kopie, die beim nächsten Produktwechsel veraltet. Die Regeln, die im Kopf des Innendienstes stehen, fehlen in der Datei ohnehin. Und Makros in Mail-Anhängen blockiert Microsoft unter Windows inzwischen standardmäßig, sodass die Datei beim Kunden oft gar nicht erst funktioniert.

Ein Konfigurator im Browser löst das. Der Kunde nutzt die Regeln, ohne sie zu sehen, und bekommt nur die Auswahl, die zu seinen Angaben passt. Preise lassen sich je Kunde oder Händler anzeigen oder ganz ausblenden. Es gibt nur einen Stand, und der ist immer aktuell. Und der Hersteller sieht, was konfiguriert wird: Aus jeder abgeschlossenen Konfiguration wird eine vollständige Anfrage für den Vertrieb. Eine Excel-Datei kann man nicht herausgeben, einen Konfigurator schon.

Zwei Beispiele: Schließsysteme und Baumaschinen

Für einen Hersteller von Schließsystemen haben wir einen solchen Konfigurator gebaut. Bestellungen liefen vorher über Papierformulare, PDFs und Excel-Listen. Welche Kombinationen zulässig sind, wussten nur Fachleute, und Fehler fielen oft erst spät auf. Heute ist die Bestellung eine Webanwendung. Auswählbar ist nur, was zusammenpasst, und die Bestellung kommt vollständig an. Der Papiervorgang ist abgelöst, Fehler bei Bestellungen sind seltener geworden, und die Bearbeitung geht schneller. Das Projekt ist auf unserer Referenzseite beschrieben. Warum dafür keine KI nötig war, steht in Braucht diese Aufgabe wirklich KI?

Wie weit das Prinzip trägt, zeigt der Vertrieb von Baumaschinen. Ein Hersteller, der seine Maschinen weltweit an die Bauindustrie verkauft, lässt seine Vertriebsleute die Maschine beim Kunden nach dessen Wunsch zusammenstellen. Der Vertriebler ist kein Konstrukteur. Er muss nicht wissen, welche Ausstattung technisch zusammengeht und was im Zielland vorgeschrieben ist. Das weiß der Konfigurator. Der Kunde sieht noch im Gespräch, was er bekommt, und im Werk kommt eine Bestellung an, die sich bauen lässt.

Beide Fälle haben dasselbe Muster: Es bestellt jemand, der das Produkt nicht bis ins letzte Detail kennt, bei einem Produkt mit vielen Abhängigkeiten.

Wann sich ein Konfigurator lohnt und wann nicht

Ein Konfigurator lohnt sich, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Ihr Produkt hat Varianten mit Abhängigkeiten, nicht nur Größe und Farbe.
• Welche Kombinationen gehen, wissen wenige Personen.
• Bestellungen kommen von Leuten, die das Produkt nicht im Detail kennen: Vertrieb, Händler oder der Kunde selbst.
• Fehler und Rückfragen fallen erst nach der Bestellung auf.
• Die Bestellung muss weiterverarbeitet werden, etwa zu Angebot, Stückliste oder Fertigungsauftrag.

Er lohnt sich nicht, wenn Sie wenige Varianten haben, selten bestellt wird oder die Regeln sich jede Woche ändern. Im letzten Fall ist nicht der Konfigurator das Problem, sondern das Produkt ist noch nicht fertig definiert.

Für die Konfiguration von Produkten gibt es auch Standardsoftware. Ob sie passt, hängt davon ab, wie gut sich Ihre Regeln in deren Schema abbilden lassen. Worauf es bei dieser Entscheidung ankommt, steht in Software kaufen oder entwickeln lassen?

Was ein Konfigurator kostet und wann er sich rechnet

Ein Konfigurator ist eine kleine Fachanwendung mit eigener Datenhaltung, Oberfläche und Regelwerk. Bei uns liegt so etwas typischerweise zwischen 8.000 und 25.000 Euro, abgerechnet nach Aufwand mit 90 bis 110 Euro pro Stunde. Wo genau, hängt vor allem an der Zahl der Regeln, an einer Anbindung an das Warenwirtschafts- oder ERP-System und daran, ob auch Kunden oder Händler mit eigenem Zugang bestellen sollen. Für die Pflege rechnen Sie 15 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten im Jahr. Mehr zu den Preisbändern steht in Was kostet individuelle Software?

Dem gegenüber steht, was das Excel-Formular heute kostet. Das taucht in keiner Rechnung auf, ist aber da: die Zeit für Prüfung, Rückfragen und Korrekturen. Ein ausgedachtes Beispiel zeigt die Größenordnung. Angenommen, ein Betrieb bekommt 20 Bestellungen pro Woche. Jede prüft der Innendienst eine Viertelstunde, bei jeder vierten gibt es eine Rückfrage, die Innendienst und Vertrieb zusammen 45 Minuten kostet. Das sind knapp neun Stunden pro Woche, bei 46 Arbeitswochen rund 400 Stunden im Jahr. Mit einem angenommenen internen Stundensatz von 50 Euro sind das 20.000 Euro.

Fällt mit dem Konfigurator der größte Teil davon weg, sagen wir 70 Prozent, spart der Betrieb rund 14.000 Euro im Jahr. Bei 15.000 Euro Entwicklung und 3.000 Euro Pflege im Jahr ist der Konfigurator nach knapp anderthalb Jahren bezahlt. Nicht eingerechnet ist der oft größte Posten: Fehler, die erst in der Fertigung oder beim Kunden auffallen. Eine einzige falsch gebaute Maschine kann mehr kosten als ein Jahr Rückfragen.

Das Gegenbeispiel gehört dazu. Bei drei Bestellungen pro Woche kommen nach derselben Rechnung rund 60 Stunden oder 3.000 Euro im Jahr zusammen. Die Einsparung liegt dann unter der jährlichen Pflege, und ein besseres Formular ist die vernünftigere Wahl.

Die eigentliche Arbeit sind die Regeln, nicht die Software

Wer einen Konfigurator plant, rechnet meist mit dem Aufwand für die Programmierung. Der größere Teil liegt davor. Die Fachleute wissen, was zusammenpasst, haben es aber nie vollständig aufgeschrieben. Beim Aufschreiben tauchen Ausnahmen auf, die jeder kennt und keiner erwähnt hat, und Regeln, bei denen zwei Fachleute Unterschiedliches sagen.

Das ist kein Hindernis, sondern der eigentliche Gewinn. Ein Betrieb, der seine Produktregeln einmal sauber aufgeschrieben hat, kann sie prüfen, pflegen und weitergeben, ganz unabhängig vom Konfigurator. Offen muss vorher nur eine Frage sein: Wer pflegt die Regeln, wenn sich das Produkt ändert? Ohne eine zuständige Person veraltet jeder Konfigurator.

Die Antwort kann dort liegen, wo die Daten heute schon gepflegt werden. In vielen Betrieben führt die Produktion oder die Technik ihre Artikel und Varianten in einer Excel-Tabelle. Diese Tabelle muss nicht weg. Sie kann die Grundlage für die Pflege im Konfigurator bleiben: Die Fachleute arbeiten weiter in der gewohnten Datei, der Konfigurator liest sie ein. Verschwinden muss nur das Excel-Formular für die Bestellung, nicht die Tabelle hinter dem Produkt. Damit das funktioniert, braucht die Tabelle eine feste Struktur, das Einlesen eine Prüfung, die widersprüchliche Zeilen zurückweist, statt sie still zu übernehmen, und es braucht eine klare Regel, welcher Stand gerade gilt.

Die Leute, die das Excel-Formular gebaut und gepflegt haben, verlieren dabei nicht ihre Aufgabe. Sie legen die Regeln fest und sind damit die wichtigsten Beteiligten des Projekts. Wegfallen das Nachrechnen und die immer gleichen Rückfragen. Holen Sie diese Personen deshalb am Anfang dazu, nicht erst zum Test. Wer den Konfigurator als seinen Ersatz erlebt, liefert die Regeln nur halb.

Womit Sie anfangen

Sammeln Sie die Rückfragen zu Bestellungen aus den letzten drei Monaten. Jede Rückfrage ist eine Regel, die in Ihrem Formular fehlt. Notieren Sie dazu, wie lange jede gedauert hat, und sortieren Sie nach Häufigkeit.

Sind es wenige und immer dieselben, reicht vielleicht ein besseres Formular. Sind es viele, verschiedene und teure, haben Sie zweierlei in der Hand: die erste Fassung der Regeln für einen Konfigurator und die Zahlen für Ihre eigene Rechnung.